Na Clara focamos em empoderar nossos clientes e, além disso, facilitar e melhorar sua gestão e comunicação quando se trata de despesas corporativas.
Com isso, criamos a Revisão de Despesas, onde usuários poderão analisar recibos, notas fiscais, comentários das transações, e aprová-las ou não.
⚠️ Importante: Essa funcionalidade não altera o fluxo de cobrança da compra (a compra não é cancelada ou estornada caso seja sinalizada como "Rejeitada", por exemplo). Esta ação é uma forma de visualização e organização interna da sua empresa, seja para solicitar o reembolso ao usuário da compra, aplicar alguma penalidade ou ocorrência.
Neste artigo, você vai aprender como configurar regras automáticas para aprovar ou rejeitar transações feitas com os cartões Clara.
Apenas Administradores e Contadores podem criar ou editar regras. Todos os usuários podem visualizar o status das aprovações (revisões feitas).
⚙️ As mudanças não são válidas para transações realizadas anteriormente e sim a partir do novo fluxo ou da sua atualização/edição.
As compras feitas antes da atualização do fluxo de aprovação precisam ser revisadas/aprovadas conforme regra padrão na plataforma.
⚠️ Importante: Transações com status processando/notificada não podem ser revisadas ainda, pois é uma pré-confirmação da compra. Saiba mais aqui.
O que são os Fluxos de Aprovação?
Os Fluxos de Aprovação permitem que transações com cartões sejam aprovadas, rejeitadas ou enviadas para revisão manual automaticamente, com base em regras que você define. Isso ajuda sua equipe de finanças a:
✔️ Reduzir o esforço manual de revisão;
✔️ Aplicar políticas internas de forma automática;
✔️ Aumentar o controle e a conformidade fiscal.
Como criar um Fluxo de Aprovação?
No menu de "Transações", clique no ícone de engrenagem, no canto superior. ⚙️
Depois, clique em "+ Criar Fluxo".
Selecione as condições que a solicitação do reembolso deverá atender.
Como: quantia (valores), tipo de cartão, categoria do estabelecimento, nome do comércio, função do solicitante (Administrador, Gerente, Contador ou Colaborador), etc.
Você pode adicionar mais de uma condição para o mesmo fluxo.
Por exemplo: Compras feitas por usuários Colaboradores e com valor de até R$ 1.000,00.No final, salve e vá para os aprovadores.
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Escolha o que fazer quando uma transação atender a essa condição:
- Adicionar camada de aprovador (você pode escolher quem vai revisar: administrador ou gerente do usuário, por exemplo)
- Aprovar automaticamente
- Rejeitar automaticamente Se necessário, configure até 5 níveis de aprovação sequencial.
Clique em "Salvar" e no final, clique em "Criar fluxo" para ativar a regra.
O que significam os status da Revisão de Despesas?
O status da Revisão de Despesas aparecem no menu de "Transações". Lembrando que eles não alteram o fluxo de cobrança da compra (a compra não é cancelada ou estornada caso seja sinalizada como "Rejeitada", por exemplo).
✅ Aprovada: a transação foi aprovada (manualmente ou automaticamente).
🔘 Em revisão: está aguardando análise.
❌ Rejeitada: foi recusada (manualmente ou por regra automática).
⚠️ Transações não cobradas ou com falha não entram no fluxo de aprovação.
Observações sobre rejeição de transação
Para rejeitar uma transação é importante informar o motivo, no campo que vai aparecer ao clicar em "rejeitar".
Ao rejeitar uma compra, o titular do cartão irá receber no e-mail cadastrado uma notificação com o motivo da rejeição, o avisando caso seja necessária uma revisão, por exemplo.
É possível mudar o status de uma aprovação?
Sim. Administradores e Contadores podem alterar o status de qualquer transação, inclusive aquelas aprovadas ou rejeitadas automaticamente.
É possível aprovar ou rejeitar mais de uma compra de uma vez?
Sim. Administradores e Contadores podem selecionar as transações que desejam manter o mesmo status de aprovação e salvar.