Neste artigo, você vai aprender a configurar e gerenciar Campos Contábeis personalizados na plataforma da Clara. Essa funcionalidade foi desenhada para que sua empresa tenha ainda mais controle, autonomia e transparência na gestão financeira. Com ela, você pode configurar dados específicos (como centros de custo, projetos ou departamentos) que os portadores de cartão devem preencher para cada transação.
O grande benefício? As informações são coletadas diretamente na plataforma e exportadas junto com os seus relatórios, poupando o tempo que sua equipe de finanças gastaria cobrando dados dos colaboradores e garantindo muito mais agilidade no fechamento do mês.
Ou seja, os colaboradores já vão saber o que precisam informar, conforme a orientação interna da sua empresa.
🔓 Quem tem acesso? Apenas usuários com o nível de Administrador podem criar, editar e gerenciar os campos contábeis. Os demais colaboradores e portadores de cartão visualizam e preenchem esses dados diretamente no aplicativo ou na visualização de detalhes da transação.
🛠️ Passo a passo para configuração
Siga as instruções abaixo utilizando a plataforma web:
No menu lateral esquerdo, navegue até a seção "Ajustes" e clique na aba "Campos contábeis".
Na tela principal dos campos, clique no botão azul "+ Novo Campo".
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Na janela "Selecione um tipo de campo", escolha o formato que melhor atende à sua necessidade de captura:
🔘 Seleção única: O usuário escolhe apenas uma das opções de uma lista predefinida criada por você.
☑️ Seleção múltipla: Permite que o colaborador escolha mais de uma opção da lista.
✍️ Texto: Um espaço livre para digitação (com limite de até 200 caracteres).
📅 Data: O usuário seleciona uma data no calendário (restrita ao dia atual ou anteriores; datas futuras não são permitidas).
🔢 Número: Aceita apenas a inserção de valores numéricos.
Na tela "Configure seu campo", preencha o Nome do campo e, se aplicável, adicione as opções de escolha em "Opções do campo".
Defina em qual produto esse campo aparecerá (marcando, por exemplo, a caixa "Transações com cartão" em "Aplicado a).
Escolha o segmento de usuários que terá acesso para preencher o campo e, para finalizar, clique em "Criar Campo".
💡 Sua empresa pode manter ativos até 5 campos personalizados simultaneamente.
📌 Tornando os campos obrigatórios na política da empresa
Criar o campo não altera o histórico de transações passadas; ele passa a valer para as novas movimentações. Para garantir o preenchimento por parte do time e otimizar a sua auditoria, você pode torná-lo obrigatório:
Acesse o menu lateral esquerdo em "Ajustes" e clique em "Políticas".
Clique na opção "Requisitos de transações com cartão".
Na seção "Campos contábeis", localize o campo que você criou (ex: Texto help) e marque a caixa de seleção correspondente para ativá-lo como item obrigatório.
Clique em "Salvar" na parte inferior da tela para atualizar as regras de despesas do seu negócio.
💳 Como funciona para os Portadores de Cartão?
Quando um colaborador realiza uma compra, ele recebe alertas na plataforma e no app indicando que possui pendências organizacionais. Ao acessar a tela de "Detalhes da transação", ele visualizará três abas estruturadas:
Aba Requisitos: Se houver um campo contábil marcado como obrigatório pelos administradores, ele aparecerá no topo sob um banner amarelo de aviso de "Itens pendentes". A transação exibirá um ícone de alerta e uma borda amarela enquanto estiver vazia.
Aba Contabilidade: Desenvolvida sob medida para a equipe fiscal e contábil, essa aba exibe de forma centralizada os preenchimentos dos campos personalizados, garantindo que o seu departamento verifique a conformidade sem precisar abrir chamados ou planilhas externas.
Assim que o colaborador preencher todos os dados obrigatórios e anexar os comprovantes necessários, o sistema vai salvar as informações em tempo real e altera o status para indicar conformidade.
📊 Filtrando e exportando relatórios prontos para o ERP
Para fazer a conciliação financeira com rapidez antes de fechar a competência do mês, você pode usar filtros avançados na sua lista de transações baseando-se nos seus campos personalizados:
Qualquer seleção: Filtra e exibe na tela apenas as transações que já possuem dados inseridos no campo contábil correspondente.
Nenhuma seleção: Isola rapidamente todas as compras que ainda estão com o campo contábil em branco, ajudando a identificar quais funcionários precisam ser cobrados antes da exportação.
📥 Exportação de dados enriquecidos
Na hora de exportar, utilize o modelo de relatório CSV Enriquecido. Todos os dados coletados nos campos contábeis personalizados entrarão automaticamente como colunas estruturadas no arquivo, deixando o documento totalmente pronto para ser integrado ao ERP contábil da sua empresa.