Este artigo explica como conectar sua conta do Oracle NetSuite com a Clara. Esta integração de nível empresarial foi projetada para suportar estruturas complexas e multi-subsidiárias, permitindo que você automatize a gestão de despesas com total integridade contábil.
1. O que faz esta integração?
A integração da Clara com o NetSuite elimina o registro manual de relatórios de despesas e transações de cartão. Ao ativá-la, cada movimentação é classificada, recebe seu código de imposto e é registrada na subsidiária e no funcionário correspondentes, garantindo que suas informações financeiras estejam sempre prontas para o fechamento.
2. Modelos de integração
Diferente de outros sistemas, a Clara permite que você escolha entre dois modelos de registro (ou use ambos), dependendo de como sua equipe financeira trabalha:
- Modelo de Transações de Cartão: Registra cada gasto de forma individual como um Credit Card Charge. É ideal para uma conciliação detalhada transação por transação.
- Modelo de Relatórios de Despesas: Agrupa múltiplas transações em um único Expense Report por funcionário, período ou segundo os critérios que você escolher. Isso reduz o volume de registros no seu livro razão e facilita a revisão em lote.
3. Como as suas movimentações aparecerão no NetSuite?
Como as transações aparecerão
Dependendo do modelo escolhido, a informação fluirá da seguinte maneira:
- Lançamentos individuais: São criados registros do tipo creditcardcharge vinculados diretamente à sua conta de passivo do cartão.
- Relatórios agrupados: São gerados documentos do tipo expensereport com todas as transações do período como linhas de detalhe.
- Campos-chave: Cada registro inclui a data de consumo, o nome do fornecedor, o valor e o Folio Fiscal (UUID) para o caso do México, armazenado em campos personalizados.
Como os estornos e transações negativas aparecerão
A Clara gerencia automaticamente as devoluções para que seus saldos coincidam:
- No modelo de cartão: São criados automaticamente como creditcardrefund.
- No modelo de relatórios: São processados via billcredits (Notas de Crédito), mantendo a rastreabilidade do ajuste.
Suporte Multi-subsidiária (OneWorld)
Se a sua empresa utiliza o NetSuite OneWorld, esta integração é para você. Podemos mapear cada entidade legal que você tenha na Clara com sua subsidiária específica no NetSuite de forma independente, respeitando as moedas e configurações locais de cada uma.
Gestão de impostos (SuiteTax)
A integração é totalmente compatível com o motor de impostos do NetSuite. Podemos configurar a sincronização para usar o SuiteTax (registros avançados) ou impostos ao nível de linha, aplicando automaticamente as alíquotas correspondentes com base na extração de dados de suas faturas ou leitura inteligente de comprovantes.
4. Configuração e mapeamento de dados (GL Accounts)
Para que cada gasto caia na conta contábil correta, oferecemos três métodos de mapeamento:
- Campos Contábeis: Mapeamento 1:1 onde o funcionário escolhe uma categoria na Clara que corresponde exatamente a uma conta no seu catálogo do NetSuite.
- Etiquetas (Labels): As etiquetas que você já usa na Clara (como projetos ou centros de custo) definem automaticamente a conta contábil.
- Regras Personalizadas: Lógica avançada que combina departamento, estabelecimento ou moeda para determinar o destino do gasto.
5. Requisitos para o "Go-Live"
Antes de ativar a integração em produção, certifique-se de concluir estes passos:
- Autorização OAuth: Você precisa de acesso de administrador no NetSuite para estabelecer a conexão segura.
- Entidades Prontas: Verifique se suas subsidiárias, funcionários e fornecedores já estão criados no NetSuite.
- Identificadores (erp_id): Se você usar o modelo de relatórios, deve vincular o e-mail ou ID de funcionário do NetSuite no perfil de cada usuário na Clara.
- Teste Integral: Realizaremos juntos um teste "ponta a ponta" em cada subsidiária para validar se o fluxo de dados está perfeito.
6. Notas importantes
- Sincronização Programada: Você pode escolher uma frequência diária, semanal ou mensal. O processo geralmente é executado às 4:00 AM (horário CDMX).
- Período de Revisão: Você tem uma margem de até 7 dias para que seus colaboradores enviem recibos antes que a informação seja enviada ao NetSuite.
- Segurança: A integração utiliza criptografia de ponta a ponta e cumpre com padrões globais de segurança de dados.