1. O que faz esta integração?
A integração entre a Clara e o Zoho Books sincroniza automaticamente as transações dos seus cartões corporativos Clara com o Zoho Books. As movimentações são categorizadas e recebem códigos de impostos automaticamente, deixando-as prontas para o seu fechamento contábil. Ao ativá-la, você elimina a necessidade de realizar exportações manuais e carregamentos de arquivos CSV.
2. Como funciona a sincronização
- Direção: A sincronização é estritamente unidirecional, da Clara para o Zoho Books.
- Frequência configurável: Você pode escolher que a sincronização seja executada de forma diária (configuração padrão), semanal ou mensal.
- Filtro de transações: Apenas as transações de cartão que estejam completamente autorizadas são sincronizadas. Movimentações pendentes, recusadas ou em revisão nunca são incluídas, independentemente do seu calendário de sincronização.
- Margem personalizável: Você pode configurar um período de 0 a 7 dias. As transações dentro deste período são excluídas da execução de sincronização, dando tempo aos portadores do cartão para anexar recibos e etiquetas antes que os dados sejam enviados ao Zoho Books.
3. Como as suas transações aparecerão no Zoho Books?
Cada transação autorizada chega como um registro de despesa completo, sem necessidade de codificação manual.
- Localização: As despesas são registradas em uma conta bancária ou de cartão dedicada, configurada durante o processo de implementação (por exemplo, "Cartão Clara").
- Detalhes: Cada registro inclui a data, o fornecedor (vinculado por meio de uma tabela de mapeamento), o valor da transação e os últimos 4 dígitos do cartão utilizado como número de referência. Nota: A configuração padrão suporta apenas valores em MXN.
- Descrições personalizáveis: A descrição da despesa é altamente configurável. Pode incluir qualquer combinação do nome do estabelecimento, nome do portador do cartão, departamento, dígitos do cartão ou etiquetas personalizadas.
- Impostos: A integração atribui automaticamente o código de imposto com base nas etiquetas da transação ou na moeda.
- Arquivos de recibos: Tenha em mente que as imagens dos recibos anexados permanecem hospedadas na Clara e não são enviadas ao Zoho Books.
4. Como funciona o mapeamento de categorias
Cada gasto sincronizado com o Zoho Books é atribuído automaticamente a uma conta de despesas no seu plano de contas. Você pode escolher entre três abordagens, dependendo do fluxo de trabalho da sua equipe:
- Opção A - Campos Contábeis (Recomendado): Os portadores do cartão selecionam um valor (como um centro de custo ou código contábil) diretamente no app da Clara ao enviar seu gasto, o qual é mapeado 1:1 com uma conta no Zoho Books.
- Opção B - Etiquetas: Se a sua equipe já etiqueta as transações na Clara, essas etiquetas podem definir automaticamente a atribuição da conta no Zoho Books sem ações adicionais por parte do usuário.
- Opção C - Regras Personalizadas: Para estruturas contábeis complexas, você pode usar regras condicionais que combinam categorias de gastos, grupos de departamentos, fornecedores ou etiquetas para determinar a conta correta.
- Conta de Transição (Catch-All): Independentemente da abordagem, sempre é incluída uma conta padrão de "captura geral". Se uma transação não coincidir com nenhuma regra, ela chegará aqui para que a sincronização continue sem interrupções.
5. O que NÃO está incluído na configuração padrão?
Para manter a limpeza da sua contabilidade e evitar erros, certos itens são tratados de forma diferente ou excluídos completamente:
- Faturas de fornecedores e pagamentos de faturas: A sincronização de faturas de fornecedores (Bills) e os pagamentos de faturas ou faturas do cartão (por exemplo, o pagamento da sua dívida com a Clara) estão fora do escopo desta integração.
- Moedas estrangeiras: Como mencionado anteriormente, as transações em moeda estrangeira estão fora de escopo na configuração padrão, que suporta apenas MXN.
- Reembolsos e devoluções: Transações negativas (devoluções) e reembolsos de despesas do próprio bolso dos funcionários não fazem parte da sincronização padrão. No entanto, podem ser gerenciados através de um fluxo configurável independente, cujo tratamento contábil é definido durante o seu processo de implementação.
6. Requisitos para começar
- Acesso de Administrador: Você precisa de credenciais de administrador no Zoho Books para autorizar a conexão via OAuth.
- Conta de Transição: Você deve criar uma conta bancária ou de cartão dedicada no Zoho Books (por exemplo, "Cartão Clara") para receber as movimentações da Clara.
- Moeda (MXN): Tenha em conta que, em sua configuração padrão, esta integração suporta apenas transações em pesos mexicanos (MXN).
- Contas de Despesas e Fornecedores: Para garantir que o mapeamento funcione corretamente, você deve ter contas de despesas no Zoho Books para cada categoria da Clara, bem como as taxas de impostos configuradas.
7. Notas importantes
- Personalize sua experiência: Você pode configurar entre 0 e 7 dias de espera antes que a informação seja enviada. Isso exclui temporariamente as transações recentes para dar tempo à sua equipe de enviar seus recibos e adicionar etiquetas no app da Clara antes da sincronização. (Nota: Lembre-se que as imagens dos recibos permanecem hospedadas na Clara e não são enviadas ao Zoho Books ).
- Sincronização Unidirecional: A informação flui de maneira estritamente unidirecional (da Clara para o Zoho Books). Não existe uma sincronização reversa do Zoho Books para a Clara.