Este artigo explica como conectar sua conta do Zoho Expense com a Clara. Diferente do Zoho Books, esta integração foi projetada para que cada gasto seja atribuído diretamente ao usuário que o realizou, facilitando o controle individual e os fluxos de aprovação.
1. O que faz esta integração?
A integração entre a Clara e o Zoho Expense sincroniza automaticamente as transações dos seus cartões corporativos diretamente no perfil de cada colaborador. Isso elimina a necessidade de importações manuais e permite que seus funcionários encontrem seus gastos prontos para serem revisados e adicionados aos seus relatórios de despesas sem esforço.
2. Como funciona a sincronização
- Direção: A sincronização é estritamente unidirecional, da Clara para o Zoho Expense.
- Atribuição Individual: Cada gasto é atribuído à conta pessoal do portador do cartão no Zoho Expense, não a uma conta compartilhada. Isso é possível graças ao campo erp_id no perfil da Clara, que deve conter o e-mail do usuário registrado no Zoho.
- Frequência: Você pode configurar a sincronização de forma diária (padrão), semanal ou mensal.
- Filtro de transações: Apenas transações autorizadas são sincronizadas. Movimentações pendentes ou rejeitadas não são incluídas.
3. Como as suas movimentações aparecerão no Zoho Expense?
Como as transações aparecerão
Cada transação chega como um registro de despesa individual atribuído ao colaborador.
- Detalhes do registro: São incluídos a data, o nome do estabelecimento, o valor original e a moeda da transação.
- Referência: Você verá os últimos 4 dígitos do cartão utilizado no campo de referência.
- Multimoeda: A integração suporta múltiplas moedas (MXN, USD, COP, EUR, etc.) e calcula automaticamente a taxa de câmbio no momento da operação.
Como os estornos aparecerão
- Processo: Transações negativas (estornos) são suportadas através de um fluxo configurável separado (como reembolsos de despesas ou lançamentos contábeis) definido durante a configuração inicial.
Gestão de relatórios de despesas
- Agrupamento: A Clara cria os gastos como registros individuais. O agrupamento dessas despesas em relatórios específicos continua sendo gerenciado pelo usuário ou administrador diretamente dentro do Zoho Expense.
4. Configuração e mapeamento de categorias
Cada gasto sincronizado é atribuído a uma categoria da sua lista no Zoho Expense. Você tem três opções para este mapeamento:
- Campos Contábeis (Recomendado): O colaborador seleciona um valor no app da Clara que mapeia 1:1 com uma categoria do Zoho Expense.
- Etiquetas: As etiquetas aplicadas na Clara determinam automaticamente a categoria no Zoho sem ação adicional do usuário.
- Regras Personalizadas: Lógica avançada que combina estabelecimento, departamento, etiquetas ou moeda para determinar a categoria correta.
5. Requisitos para começar
Para garantir um início bem-sucedido, sua equipe contábil e a de implementação da Clara revisarão esta lista:
- Usuários no Zoho: Todos os portadores de cartão devem ser criados como usuários no Zoho Expense com seu e-mail correspondente.
- Configuração do erp_id: Cada perfil na Clara deve ter o e-mail do Zoho Expense no campo erp_id.
- Conta de Pagamento: Você deve ter definida uma conta de "pago através de" (ex: "Cartão Clara") no Zoho.
- Autorização OAuth: Você precisa de credenciais de administrador para autorizar a conexão segura.
6. Notas importantes
- Personalize sua experiência: Você pode configurar entre 0 e 7 dias de espera para que seus colaboradores tenham tempo de anexar recibos e etiquetas antes que a informação seja enviada.
- Arquivos de Recibos: As imagens dos recibos permanecem hospedadas na Clara e não são enviadas automaticamente para o Zoho Expense na configuração padrão.
- Sincronização Unidirecional: Não existe sincronização reversa do Zoho para a Clara; a informação flui sempre para o seu sistema contábil para proteger sua integridade financeira.