Revisão de Despesas: Como ter mais controle sobre compras efetuadas

Na Clara focamos em empoderar nossos clientes e, além disso, facilitar e melhorar sua gestão e comunicação quando se trata de despesas corporativas.
Com isso, criamos a funcionalidade de Revisão de Despesas, onde usuários do nível Administradores, Gerentes e Contadores poderão analisar recibos, notas fiscais, comentários das transações e poder aprová-las ou não.

Importante: Essa funcionalidade não altera o fluxo de cobrança da compra (a compra não é cancelada ou estornada caso seja sinalizada como "Rejeitada", por exemplo).

Esta ação é uma forma de visualização e organização interna da empresa - seja para solicitar o reembolso ao usuário da compra, aplicar alguma penalidade ou ocorrência.

Como cadastrar os aprovadores

Para configurar quem poderá analisar os detalhes das transações dos colabores, siga o passo a passo abaixo:
1. No menu de "Conta", clique em "Transações";
2. Em seguida, clique na aba de "Configurações";
3. Caso seja a primeira vez que acessa esta função, clique no botão de "Ativar Funcionalidade".

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4. Depois, clique no botão de "+ Adicionar Aprovador";

Captura de Tela 2024-03-22 às 22.10.56.png5. Vai aparecer uma tela para você selecionar os nomes dos usuários que terão este tipo de permissão. Após selecionar os nomes, clique em "Salvar alterações" e pronto.

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Como aprovar ou rejeitar detalhes de uma compra

Para aprovar ou rejeitar uma compra, é necessário ver os detalhes da transação, para analisar recibo ou nota fiscal vinculada, por exemplo.
Para isso, siga este passo a passo:
1. Na aba de "Transações", dentro do menu de "Conta", busque pela transação que deseja analisar;
2. Clique na linha correspondente da transação.
3. Na tela com os detalhes da transação, no final haverá um campo para aprovação ou não. Clique em "Aprovar" ou "Rejeitar".
Veja na imagem abaixo:

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Para ajudar na verificação, no final da linha da transação haverá um símbolo com ícone de ponto de interrogação. Caso este ícone esteja diferente (verde ou vermelho), indica que já houve análise desta transação antes e ela está aprovada ou rejeitada.

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Observações sobre rejeição de transação:

Para rejeitar uma transação é obrigatório informar o motivo, no campo que vai aparecer ao clicar em "rejeitar".
Ao rejeitar uma compra, o titular do cartão irá receber no e-mail cadastrado uma notificação com o motivo da rejeição, o avisando caso seja necessária uma revisão, por exemplo.
Vale lembrar que essa funcionalidade não altera o fluxo de cobrança da compra (a compra não é cancelada ou estornada caso seja sinalizada como "Rejeitada", por exemplo).

Mais informações sobre como carregar nota fiscal em uma transação neste artigo.

 

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